原标题:Adobe国际认证|如何以更高的安全性发送文档和信息
许多人在与外部方共享文档时往往会感到有些不安。无论是内部资产负债表之类的商业文件,还是护照之类的个人文件,您都需要采取一切预防措施来帮助确保您的信息只有其预期接收者才能看到。
这种担忧导致一些人只能通过直邮方式发送敏感文件,但即便如此也可能存在风险——您的包裹可能会丢失或意外发送到错误的目的地。在当今的数字世界中,通过电子邮件和/或使用文件传输平台或基于云的文档共享服务以数字方式发送这些类型的文档变得越来越普遍和方便。这些类型的服务在云中托管和管理文档。数字工作流程比传统方法更快、更高效,并且通常更容易保持最新状态。数字文档还可以增强视力障碍用户的访问能力,他们在查看物理文档时通常需要寻求外部供应商的帮助。
在本文中,我们分解了共享文档的最佳实践,并提供了有关如何帮助保护这些文档的提示。
我们生活在一个物理世界中,但我们交换信息的方式越来越数字化。在 COVID-19 大流行期间,许多企业和消费者开始更频繁地接受数字文档和签名。他们在线共享文件的广度和范围也扩大了。
文件可以而且应该在整个旅程中受到保护。这可能意味着在纸质文档或电子邮件和云托管文档的情况下通过挂号邮件发送信息,加密文件并限制对批准的收件人的访问。
某些组织可能仍要求官方文件是直接来自其发件人的实体打印件。甚至一些消费者更喜欢在密封的信封中发送和接收官方文件。此外,一些政府机构可能需要在纸上签名,也称为湿签名,用于正式文件。
以下是三个提示,可帮助确保您的物理文档安全、准时地到达目标收件人:
在美国,打开别人的邮件是违法的。这项规定足以阻止好奇的局外人阅读您的文件,但不太可能阻止有动机的犯罪分子,尤其是专门针对您或您的企业的犯罪分子。
确保将您的文件密封在不透明的包装中,以便在不完全撕开信封的情况下看不到其中的内容并且难以取用。通过信誉良好的承运商发送这些文件,以便您跟踪和监控包裹从始发地到目的地的进程。
由于文件和包裹在途中多次易手,国际递送需要更长的时间才能到达目的地。在这种情况下,速度可以成为您的朋友,因此多付一点钱并选择加急交付可能是有意义的。通过挂号邮件发送包裹并要求在交付时签名也是谨慎的做法,这会让您放心,您的文件已送达合适的人手中。
请注意,如果收件人在递送时不在,其他国家/地区的递送公司可能对如何处理包裹有不同的政策。请务必指定您的文档不能留给预期收件人以外的任何人。在交付后追踪丢失或被盗的包裹几乎是不可能的。
帮助保护电子文档 (e-docs) 的安全至关重要,尤其是当它们包含敏感信息或合法签名时。有多种共享电子文档的方式,包括电子邮件、文件传输和托管在云中的集中式文档库。最常用的数字文档形式是电子邮件、基于云的文件和 PDF,每种形式都有其自身的考虑因素。
发送数字文件的最常见方式可能是最容易受到网络攻击的方式之一。恶意电子邮件通常是勒索软件和网络钓鱼攻击的起点。
帮助保护电子邮件数据的三个关键是:对邮件本身进行加密、对附加文档进行加密以及对这些文档进行密码保护。推荐的做法可能因企业而异,但至少应遵守美国国家标准与技术研究所制定的AES 标准。
在处理无法作为电子邮件附件发送的大文件时,或者当多个利益相关者需要同时访问时,在云中托管文档很有吸引力。与电子邮件不同,云托管文档是在源头创建、修改和删除的。
上传后,请确保您的文件自动私密托管,直到管理员向您选择的收件人发送安全访问链接。访问和编辑权限可以单独管理,这样一些用户可以修改文档,而另一些用户可以简单地以“只读”模式查看它。这就是为什么基于云的平台非常适合管理具有法律约束力的文档,因为它们减少了外部方打开、篡改或打印的可能性。
密码保护应通过数字签名解决方案来实现,例如Adobe Sign。这些不仅可以替代纸张并使签名更高效,还可以让您根据人们的电子邮件地址或其他数字标识符来控制文档访问。使用基于证书的签名签署文档时,签名者的身份由受信任的服务验证,并且签名使用公钥基础设施 (PKI) 技术以加密方式绑定到文档。这使得数字签名(例如云签名)非常适合特定交易或当您需要遵守欧盟的 eIDAS 等法规时。
当然,即使是基于云的文档库也需要定期管理。请务必删除不再需要的信息和文档。
PDF 是用于创建和共享文档的最常用的文件格式——这是有充分理由的。这些文件可以通过密码保护轻松加密,您可以对 PDF 应用权限,限制谁可以复制、修改或打印这些文档包含的信息。以下是帮助保护您的 PDF 免遭盗窃、丢失或不需要的访问的四种有效策略。
网络安全是每一项业务,尤其是在当今的数字经济中。由于您的员工每天发送和接收数百个文件,因此确保他们的内容安全应该是贵公司及其客户的首要任务。
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