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Adobe国际认证|如何以更高的安全性发送文档和信息

Adobe国际认证发布于:2021-12-5 14:35 |来自:原创
简介: 原标题:Adobe国际认证|如何以更高的安全性发送文档和信息无论您是通过邮件、电子邮件还是通过云发送,都有助于使您的文档更加安全的提示许多人在与外部方共享文档时往往会感到有些不安。无论是内部资产负债表之类的商业文件,还是护照之类的个人文件,您都需要采取一切预防措施来帮助确保您的信息只有其预期接收者才能看到。这种担忧导致一些人只能通过直邮方式发送敏感文件,但即便如此也可能存在风险——您的包裹可能会丢失或意外发送到错误的目的地。在当今的数字世界中,通过电子邮件和/或使用文件传输平台或基于云的文档共享服务以数字

原标题:Adobe国际认证|如何以更高的安全性发送文档和信息

Adobe国际认证- 如何以更高的安全性发送文档和信息

无论您是通过邮件、电子邮件还是通过云发送,都有助于使您的文档更加安全的提示

许多人在与外部方共享文档时往往会感到有些不安。无论是内部资产负债表之类的商业文件,还是护照之类的个人文件,您都需要采取一切预防措施来帮助确保您的信息只有其预期接收者才能看到。

这种担忧导致一些人只能通过直邮方式发送敏感文件,但即便如此也可能存在风险——您的包裹可能会丢失或意外发送到错误的目的地。在当今的数字世界中,通过电子邮件和/或使用文件传输平台或基于云的文档共享服务以数字方式发送这些类型的文档变得越来越普遍和方便。这些类型的服务在云中托管和管理文档。数字工作流程比传统方法更快、更高效,并且通常更容易保持最新状态。数字文档还可以增强视力障碍用户的访问能力,他们在查看物理文档时通常需要寻求外部供应商的帮助。

在本文中,我们分解了共享文档的最佳实践,并提供了有关如何帮助保护这些文档的提示。

为什么您的文件需要保护

我们生活在一个物理世界中,但我们交换信息的方式越来越数字化。在 COVID-19 大流行期间,许多企业和消费者开始更频繁地接受数字文档和签名。他们在线共享文件的广度和范围也扩大了。

文件可以而且应该在整个旅程中受到保护。这可能意味着在纸质文档或电子邮件和云托管文档的情况下通过挂号邮件发送信息,加密文件并限制对批准的收件人的访问。

得到身体:通过邮件发送重要文件

某些组织可能仍要求官方文件是直接来自其发件人的实体打印件。甚至一些消费者更喜欢在密封的信封中发送和接收官方文件。此外,一些政府机构可能需要在纸上签名,也称为湿签名用于正式文件。

以下是三个提示,可帮助确保您的物理文档安全、准时地到达目标收件人:

  1. 使用密封的信封——不要只是舔信封,而是将其密封。安全封闭的信封在运输过程中不太可能被打开或篡改。这种保护从您将其放入邮箱的那一刻开始,并在您的预期收件人打开封条阅读文档时结束。
  2. 保护您的纸张— 纸质文档容易受到潜在损坏,例如撕裂、弯曲或受潮。使用厚防水信封有助于保护您的文件免受损坏,尤其是护照或社会保障卡等不可替代的文件。
  3. 仔细检查地址——这似乎很明显,但请务必仔细检查信封上列出的目的地是否是您希望邮件到达的目的地。
  4. 跟踪、获取递送证明并考虑为您的包裹投保——递送服务使用跟踪编号,以便您了解文件位置的最新信息。不要丢失这个号码,您通常可以使用智能手机获取最新更新。大多数承运人也会提供交货证明。如果您需要硬拷贝来证明您的信封已签名,他们也可以这样做。建议为具有重要价值的文件和包裹投保。

邮寄全国

在美国,打开别人的邮件是违法的。这项规定足以阻止好奇的局外人阅读您的文件,但不太可能阻止有动机的犯罪分子,尤其是专门针对您或您的企业的犯罪分子。

确保将您的文件密封在不透明的包装中,以便在不完全撕开信封的情况下看不到其中的内容并且难以取用。通过信誉良好的承运商发送这些文件,以便您跟踪和监控包裹从始发地到目的地的进程。

发送国际邮件

由于文件和包裹在途中多次易手,国际递送需要更长的时间才能到达目的地。在这种情况下,速度可以成为您的朋友,因此多付一点钱并选择加急交付可能是有意义的。通过挂号邮件发送包裹并要求在交付时签名也是谨慎的做法,这会让您放心,您的文件已送达​合适的人手中。

请注意,如果收件人在递送时不在,其他国家/地区的递送公司可能对如何处理包裹有不同的政策。请务必指定您的文档不能留给预期收件人以外的任何人。在交付后追踪丢失或被盗的包裹几乎是不可能的。

走向数字化:以电子方式发送信息

帮助保护电子文档 (e-docs) 的安全至关重要,尤其是当它们包含敏感信息或合法签名时。有多种共享电子文档的方式,包括电子邮件、文件传输和托管在云中的集中式文档库。最常用的数字文档形式是电子邮件、基于云的文件和 PDF,每种形式都有其自身的考虑因素。

电子邮件

发送数字文件的最常见方式可能是最容易受到网络攻击的方式之一。恶意电子邮件通常是勒索软件和网络钓鱼攻击的起点。

帮助保护电子邮件数据的三个关键是:对邮件本身进行加密、对附加文档进行加密以及对这些文档进行密码保护。推荐的做法可能因企业而异,但至少应遵守美国国家标准与技术研究所制定的AES 标准。

云端文件

在处理无法作为电子邮件附件发送的大文件时,或者当多个利益相关者需要同时访问时,在云中托管文档很有吸引力。与电子邮件不同,云托管文档是在源头创建、修改和删除的。

上传后,请确保您的文件自动私密托管,直到管理员向您选择的收件人发送安全访问链接。访问和编辑权限可以单独管理,这样一些用户可以修改文档,而另一些用户可以简单地以“只读”模式查看它。这就是为什么基于云的平台非常适合管理具有法律约束力的文档,因为它们减少了外部方打开、篡改或打印的可能性。

密码保护应通过数字签名解决方案来实现,例如Adobe Sign。这些不仅可以替代纸张并使签名更高效,还可以让您根据人们的电子邮件地址或其他数字标识符来控制文档访问。使用基于证书的签名签署文档时,签名者的身份由受信任的服务验证,并且签名使用公钥基础设施 (PKI) 技术以加密方式绑定到文档。这使得数字签名(例如云签名)非常适合特定交易或当您需要遵守欧盟的 eIDAS 等法规时。

当然,即使是基于云的文档库也需要定期管理。请务必删除不再需要的信息和文档。

PDF

PDF 是用于创建和共享文档的最常用的文件格式——这是有充分理由的。这些文件可以通过密码保护轻松加密,您可以对 PDF 应用权限,限制谁可以复制、修改或打印这些文档包含的信息。以下是帮助保护您的 PDF 免遭盗窃、丢失或不需要的访问的四种有效策略。

  1. 为您的 PDF 文件添加密码——密码为您的 PDF提供了一个关键的加密层,有助于防止任何没有正确登录详细信息的人访问这些文件。
  2. 将保护扩展到您的 Microsoft Office 文档— 防止不受欢迎的外人复制您的 Word、Excel、PowerPoint 或其他 MS Office 文档,并将其制作为 PDF。这可以保持其原始格式不变。它还有助于确保即使没有 Office 应用程序的人也可以打开文档并与之交互。您还可以限制编辑权限以帮助确保内容无法更改。
  3. 自定义保护— 某些文件可能需要比其他文件更多的保护。自定义访问权限,如Adobe Acrobat Pro 中的“发布敏感信息”操作,允许您使用首选限制编辑、保护和保存文件,并自动应用这些限制。
  4. 为您的团队标准化安全性— 通过为您的团队创建自定义安全策略,您将有助于确保用户始终如一地对其文件应用正确且经批准的密码保护和权限。

数字世界的文件共享

网络安全是每一项业务,尤其是在当今的数字经济中。由于您的员工每天发送和接收数百个文件,因此确保他们的内容安全应该是贵公司及其客户的首要任务。

Adobe国际认证- 如何以更高的安全性发送文档和信息

Adobe Certified Professional* 认证培训体系(中文:Adobe国际认证 简称:ACP)是Adobe公司CEO签发的权威国际认证体系,面向设计师、学生、教师及企业技能岗位的国际认证及培训体系,ACP基于Αdobe核⼼技术及岗位实际应⽤操作能⼒的测评体系得到国际ISTE协会的认证。

Adobe国际认证及培训体系自进入中国以来得到广大的行业及用户认可,被国内达内教育、中公教育、火星时代等众多知名IT培训机构及院校,作为视觉设计、平面设计等专业的培训及技能测评考核的依据及标准。

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